Вы хотели бы повысить свою продуктивность? Всегда есть возможность сделать это в той или иной степени. Существует множество различных подходов и способов. В этой статье содержится сборник таких приемов.
1. Определите свои цели. Вероятно, половина статей по личностному росту, так или иначе говорит нам о важности постановки целей и о приемах правильной постановки целей. Это происходит потому, что это действительно очень важное направление приложения усилий. Когда вы устанавливаете цели, вы сосредотачиваете свою энергию на том, чего вы хотите достигнуть. Не сфокусировавшись на цели ее невозможно достичь. Таким образом, постановка целей автоматически делает вас более производительными.
Добивайтесь ясности в том, чего вы хотите достичь. Чего вы хотите добиться в течение ближайшего месяца? Какова цель, которая заставит вас почувствовать себя абсолютно довольным и вызовет чувство радости, если вы ее достигнете? Установите перед собой такую цель. Далее ставьте ежемесячные, еженедельные и ежедневные цели, которые в совокупности должны привести к этой основной цели.
2. Поддерживайте вокруг себя окружение, способствующее росту вашей продуктивности. Стимулирует ли вас к работе окружающая вас обстановка? Или она скорее отвлекает вас? Окружающая вас обстановка должна поддерживать вашу готовность к работе, так что старайтесь правильно ее организовать. Какие элементы окружающей среды поощряют вас к действиям? Этот вопрос может потребовать некоторых экспериментов. Может, вам требуется тишина и отсутствие людей вокруг, а может вы не способны сосредоточиться, если рядом не звучит ритмичная музыка.
Иногда вы не можете серьезно влиять на окружающую вас среду, например, при работе в офисе. В этом случае вы можете изменить то пространство, которое принадлежит вам. Организуйте свой рабочий стол. Может там будут уместны пара фотографий или вдохновляющие высказывания.
3. Организуйте ваш рабочий стол. Наличие организованного рабочего стола, несомненно, поможет улучшить вашу производительность. Если ваш стол неряшливо завален бумагами и другими предметами, вы сами можете придти в состояние неорганизованности и вялости. Сев за такой стол вы можете почувствовать, как ваш энтузиазм улетучивается и рассеивается в беспорядке рабочей поверхности стола.
Однако если у вас хорошее и организованное рабочее пространство, вы от одного только этого можете получить вдохновение, необходимое для работы. Хорошая организация это когда вы можете быстро и легко найти то, что вам нужно; когда вам не попадаются на глаза ненужные в настоящий момент предметы и т.д.
4. Сначала делайте самое важное. Самые важные дела выполняются в первую очередь. Почему это важно? Вы ограничены по времени. В сутках всего 24 часа. И при этом, как правило, есть сотни разных дел, которые вы хотели бы сделать. Лишь некоторые из них являются действительно важными вещами, которые имеют значение. Остальные незначительны, чаще всего не имеющие никакого реального значения. Мы должны тщательно выбрать из этой сотни дел важные дела, в противном случае мы всегда будем тонуть в работе и заниматься делами, не приносящими значительного результата. Концентрируйтесь на важном и отбрасывайте второстепенное.
Контрольный вопрос, который можно использовать, чтобы отфильтровать незначительные дела: “Изменится ли что-то в течение следующих 6 месяцев, если я сделаю это?” Если ответ - нет или очень маленькое да, лучше отложить это дело. Если это уверенное да - это кандидат на высокий приоритет. Конечно, не всегда можно дать 100% точную оценку, так как мы не можем видеть будущее, но это во многом вопрос навыка.
5. Выделение времени для ваших задач. Выделение времени предполагает определение четких временных диапазонов для конкретных задач. Например, для задачи А вы определяете время с 9:00 до 10:30, для задачи B с 10:30 до 13:00, для задачи C с 14:00 до 16:00. Такой подход хорош тем, что он не дает какой-то отдельной задаче возможности растянуться по времени в ту или иную сторону. Конечно, можно сказать, что обычно работа занимает по времени больше, чем мы того хотим. Но в любом случае такой подход лучше, чем протянуть время, откладывая выполнение задачи, а потом сидеть допоздна, пытаясь в спешке наверстать упущенное. Чаще всего для человека не имеет значение установленный конечный срок. Это может 1 неделя или 1 месяц. Обычно все попадают в одну и ту же ситуацию: выполнение задачи откладывается до предела, а затем делаются спешные попытки успеть к намеченному сроку.
Выделяйте время для ваших задач. Если вы будете придерживаться этого подхода, вы более предсказуемо будете завершать свои дела в намеченные сроки.
Конечно, какому-нибудь перфекционисту трудно ограничивать себя по времени, потому что он не готов на компромиссы в отношении качества работы.
6. Используйте правило 80/20. Правило 80/20 (еще называемое правилом Парето) говорит о том, что 80 процентов результата порождается 20-ю процентами усилий. Остающиеся 20% результата достигаются с помощью остальных 80% усилий.
Скажем, у вас есть задача, на которую для достижения наилучшего результата вам нужно потратить 100 часов. Правило 80/20 говорит, что вы можете получить 80% результата, потратив 20 часов (20%). С другой стороны, последние штрихи по улучшению с 80% до 100%-ого качества требуют, чтобы вы потратили 80 часов (80% времени). С точки зрения эффективности, это время тратится не эффективно. Правило 80/20 говорит нам добиваться в большинстве случаев только 80%-го качества и не заниматься остающимися 20%, так как затрачиваемое время не оправдывает приращение в изменении получаемой ценности результата.
Следовательно, в соответствии с правилом 80/20 забудьте про незначительные детали, которые никто, кроме вас не замечает. Конечно, можно продолжать что-то совершенствовать, но это время, вероятно, лучше потратить на какое-нибудь новое дело.
7. Разделяйте текущие и вновь поступающие задачи. Скорее всего, вы получаете в течение дня целый список текущих случайных и разных задач, которые нужно сделать. Можно обращать на них внимание, как только они появляются. Скажем, появляется новая задача #1. Вы немедленно выполняете ее, если на это требуется 5-10 минут. То же самое для дополнительной задачи #2, #3, и … #15. Через некоторое время, вы понимаете, что это отнимает много вашего времени, и не приносит сколь-нибудь значительных результатов. Кроме того, из-за этих возникающих мелких задач вам будет трудно закончить более важную работу, которую вы запланировали на день.
Удобнее использовать отдельный список для этих вновь возникающих задач. Тогда новые задачи будем включать в этот отдельный список, при этом сосредотачиваясь на ежедневном списке целей, сформированном ранее. Затем в конце дня, нужно выделить время, чтобы выполнить эти новые задачи. Как правило, в этом случае на них уходит меньше времени, чем если бы они выполнялись в течение дня, поскольку некоторые уже стали неактуальны, а какие то похожи друг на друга и решаются одновременно.
8. Совершенствуйте свое мастерство. Наши ограничения в продуктивности вытекают из ограничений в уровне нашего мастерства. Улучшайте свои навыки, и вы увеличите свою продуктивность. Это похоже на обновление программного обеспечения новой версией с большими возможностями. Наши навыки - наши инструменты, которые помогают нам что-то делать. Чтобы создать что-то лучшее, нам нужны более подходящие инструменты.
9. Знайте спусковые механизмы своей мотивации. Вы знаете, что есть такое время в течение дня, когда вы действительно чувствуете подъем в работе, и с другой стороны есть такое время, когда основное, что мы будем чувствовать, это лень? Это нормально. Лень одолевает нас, когда мы теряем связь с нашей внутренней музой. Если вы знаете о спусковых механизмах своей мотивации, вы можете найти к ним подход и увеличить свою производительность.
Например, если у вас есть свой блог, вы можете обнаружить, что получаете больше вдохновения, зная, что у вас есть цели для достижения (такие, как достижение X подписчиков к определенной дате), или когда есть какое-нибудь соревнование с другими блогами.
Чем вы занимаетесь? Каковы спусковые механизмы вашей мотивации? В какие периоды времени вы чувствуете вдохновение? Как вы можете внедрить эти спусковые механизмы в свою повседневную жизнь, чтобы укрепить вашу мотивацию?
10. Используйте “карманы времени”. Карманы времени - это небольшие промежутки времени, которые часто возникают при переходе от одного события к другому. Карманы времени обычно появляются во время ожидания / переездов, например, во время ожидания автобуса / поезда, встречи и т.д. Нужно быть готовым к таким паузам и иметь занятие на этот период. Вы будете удивлены тем, сколько может быть сделано за такое, казалось бы, небольшое количество времени.
11. Отслеживайте свои результаты. Отслеживание вашего продвижения является чрезвычайно существенным. На основании этого вы можете оценить, что и как вы делаете и при необходимости внести коррективы. Можно предложить делать каждую субботу еженедельный обзор всего, что сделано в направлении к своим целям за неделю. Если вы достигли своей цели, вы можете как-то поощрить себя: похвалить или что - нибудь купить себе и т.д. Если цель не достигнута, надо понять, что пошло не так. И затем с нового уровня понимания сформировать новый план действий на следующую неделю с тем, чтобы достичь этой цели. Аналогичным образом выполняется ежемесячный обзор достигнутых целей.
12. Просыпайтесь рано. Это может действовать по разному на разных людей, но для многих это верно: раннее пробуждение заставляет человека работать быстрее и лучше. Одной из причин может быть та, что рано утром стоит тишина как вокруг, так и внутри вас, ничто и никто вас не отвлекает. Дополнительные статьи: Как научиться рано вставать.
13. Не забывайте отдыхать. Люди не машины и не роботы. Они не могут выдерживать напряженный ритм работы бесконечно долго без отдыха. Отдых необходим, чтобы восстановить нашу энергию. Помните, что заботиться нужно в первую очередь о качестве произведенной работы, а не о количестве потраченных на нее часов. Когда вы получаете необходимый вам отдых, вы сможете быть более продуктивным, чем когда вы находитесь в состоянии постоянной усталости, даже при том, что во втором случае общее количество потраченных на работу часов будет фактически больше.
Текст: Андрей Ложников Источник: subscribe.ru
