Важным моментом современного делового общения являются электронные средства связи. К сожалению, многие злоупотребляют сложившейся простотой общения при помощи этих средств. Однако этика и эффективность делового общения должны присутствовать и в этой сфере. Сегодня мы поговорим о том, как правильно составить e-mail.
В деловом общении становятся важны любые способы передачи информации, поэтому электронные письма приобрели такую популярность: они позволяют быстро и эффективно общаться. Но, также, и создают ненужные барьеры – ведь здесь, как и в личном общении, важно произвести хорошее впечатление и, главное, донести до собеседника свою мысль. Как же нужно составлять e-mail, чтобы вас поняли правильно?
Определите тему
Обязательно заполняйте поле «Тема письма». Во-первых, потому что большинство людей отсеивают спам с помощью спам-фильтров, а письмо без темы всегда вызывает такое подозрение. Во-вторых, темой вы можете заинтересовать адресата и повысить вероятность того, что из сотни полученных писем он прочтет именно ваше.
В теме стоит указывать главные моменты из содержания письма. Не стоит без особой надобности добавлять к теме слова «Срочно» и «Важно» – если это не так, у адресата такие манипуляции вызовут только раздражение.
Будьте лаконичны
Чем короче деловое электронное письмо – тем лучше. Время дорого и никто не станет читать пространные письма на несколько листов. Изложите суть в первом предложении, и дополните самыми необходимыми деталями. Если вопрос требует долгих объяснений, вероятно, проще позвонить по телефону, или воспользоваться услугами Skype.
Стоит ли напоминать, что перед отправкой необходимо проверить орфографию и пунктуацию.
Есть контакт!
Правильно оформляйте поле «Отправитель» - никнеймы и аббревиатуры недопустимы. В этом поле должно быть указано ваше полное имя и фамилия, в крайнем случае, фамилия и инициалы.
В конце письма обязательно укажите свое имя, должность, телефон, e-mail и веб-сайт по желанию. Все это можно включить в стандартную подпись и добавлять ее к каждому электронному письму. Так вы лишний раз напомните вашему адресату, кто вы, и как с вами можно связаться.
И напоследок: старайтесь не использовать в электронном письме форматирование текста, потому что не все почтовые программы могут отображать его корректно. А, кроме того, не высылайте электронной почтой файлы больших объемов без предварительной договоренности: есть вашему адресату будет затруднительно принять такое письмо, вы поставите его в неловкое положение и вызовете раздражение.
